Política de Privacidad – PatrolTech

Esta Política de Privacidad informa sobre los tratamientos de datos personales realizados por Ingenieros Web SL a través de la plataforma PatrolTech y del sitio web https://patroltech.online.

1. Identidad de Ingenieros Web SL

Ingenieros Web SL, titular de la marca PatrolTech, puede actuar como Responsable del Tratamiento o como Encargado del Tratamiento según la naturaleza concreta del tratamiento.

2. Roles de protección de datos

2.1. Datos tratados por cuenta de los Clientes

Cuando una empresa u organización utiliza PatrolTech para gestionar rondas, usuarios, incidencias, evidencias, localización u otros datos operativos de su actividad, dicha empresa u organización actúa, con carácter general, como Responsable del Tratamiento. Ingenieros Web SL actúa como Encargado del Tratamiento y trata los datos exclusivamente conforme a las instrucciones documentadas del Cliente y al Acuerdo de Encargo del Tratamiento.

2.2. Datos tratados directamente por Ingenieros Web SL

Ingenieros Web SL actúa como Responsable del Tratamiento respecto de los datos necesarios para gestionar solicitudes de información, relaciones comerciales, contratación, facturación, cumplimiento de obligaciones legales, seguridad de sus sistemas, atención de consultas y uso del sitio web público.

2.3. Usuarios designados por el Cliente

Las personas usuarias designadas por el Cliente, incluidos administradores, supervisores, patrollers o personal operativo, deberán dirigirse normalmente a su empleador, empresa u organización para ejercer sus derechos respecto de los tratamientos efectuados por cuenta del Cliente. PatrolTech colaborará con el Cliente conforme al Acuerdo de Encargo del Tratamiento.

3. Categorías de datos tratados

• Datos identificativos y de contacto: nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono, empresa, cargo y otros datos de contacto.
• Datos de cuenta y acceso: usuario, identificadores, credenciales protegidas, roles, permisos y registros de autenticación.
• Datos operativos: rondas, checkpoints, verificaciones, incidencias, partes, formularios, evidencias, observaciones y marcas temporales.
• Datos de localización: coordenadas GPS asociadas a eventos de escaneo, verificación o actividad cuando dicha funcionalidad esté habilitada por el Cliente.
• Datos técnicos y de seguridad: dirección IP, dispositivo, navegador, sistema operativo, logs, trazas, eventos de auditoría y medidas de prevención de fraude.
• Datos de facturación y contratación: datos fiscales, datos de pago, historial de pedidos, plan contratado y comunicaciones contractuales.
• Datos incluidos voluntariamente en solicitudes de información, formularios de contacto, comunicaciones comerciales o soporte técnico.

4. Finalidades y legitimación

4.1. Tratamientos como Responsable

• Gestión de solicitudes, demostraciones, contactos comerciales y consultas: consentimiento, aplicación de medidas precontractuales o interés legítimo, según proceda.
• Gestión de la contratación, cuenta del Cliente, facturación, cobros y soporte: ejecución del contrato.
• Cumplimiento de obligaciones legales, fiscales, contables y administrativas: cumplimiento de una obligación legal.
• Seguridad, prevención de fraude, continuidad, auditoría y defensa de reclamaciones: interés legítimo y, cuando corresponda, cumplimiento de obligaciones legales.
• Comunicaciones comerciales B2B sobre servicios similares: interés legítimo, siempre que exista relación previa y se facilite un mecanismo sencillo y gratuito de oposición; en otros casos, consentimiento.
• Cookies no necesarias y tecnologías de analítica o marketing: consentimiento, conforme a la Política de Cookies.

4.2. Tratamientos como Encargado

Cuando PatrolTech trate datos por cuenta del Cliente, las finalidades y bases jurídicas serán determinadas por el Cliente como Responsable del Tratamiento. PatrolTech tratará los datos únicamente para prestar el Servicio, dar soporte, garantizar la seguridad, atender instrucciones documentadas y cumplir obligaciones legales aplicables.

4.3. Geolocalización

La geolocalización de personal, colaboradores u otros usuarios dentro de la plataforma se trata por cuenta del Cliente. Corresponde al Cliente determinar y documentar la base jurídica aplicable, informar a las personas afectadas y garantizar la proporcionalidad del tratamiento. PatrolTech no determina por sí mismo los fines esenciales de ese tratamiento.

5. Uso de Inteligencia Artificial

PatrolTech puede incorporar funciones de inteligencia artificial para apoyar la clasificación, resumen, priorización o redacción de contenidos operativos.

• Las funcionalidades de IA tienen carácter asistencial y requieren revisión humana por parte del Cliente.
• No se utilizarán los resultados de IA como única base para decisiones con efectos jurídicos, laborales o equivalentes sobre las personas.
• Los datos personales, contenidos, prompts y outputs del Cliente no se utilizarán para entrenar modelos generales propios o de terceros salvo autorización específica, documentada y base jurídica aplicable.
• Los proveedores de IA que actúen por cuenta de PatrolTech deberán quedar sujetos a obligaciones de confidencialidad, seguridad y protección de datos adecuadas.
• Cuando una funcionalidad de IA implique un cambio sustancial en categorías de datos, proveedores, transferencias internacionales o finalidad, PatrolTech informará al Cliente conforme al Acuerdo de Encargo y a los Términos.

6. Conservación de los datos

6.1. Datos tratados como Responsable

Los datos contractuales, de facturación, contacto y soporte se conservarán durante la relación contractual y, posteriormente, durante los plazos exigidos por la normativa aplicable o mientras puedan derivarse responsabilidades legales.

6.2. Datos tratados por cuenta del Cliente

Los datos tratados por cuenta del Cliente se conservarán durante la vigencia de la relación contractual y se devolverán o suprimirán conforme a las instrucciones del Cliente y al Acuerdo de Encargo del Tratamiento. Tras la baja, se facilitará un periodo ordinario de treinta (30) días para exportación, salvo imposibilidad legal, técnica o de seguridad debidamente justificada.

6.3. Copias de seguridad

Los datos suprimidos podrán permanecer temporalmente en copias de seguridad rotativas durante el plazo técnico necesario para su sobrescritura. Durante dicho periodo permanecerán bloqueados y no serán tratados para finalidades distintas de seguridad, recuperación y continuidad.

6.4. Logs y registros técnicos

Los logs de seguridad y auditoría se conservarán durante el plazo necesario para garantizar la seguridad, investigar incidentes y atender posibles responsabilidades, conforme a la configuración del Servicio y a los plazos legalmente aplicables.

7. Derechos de las personas interesadas

Las personas pueden ejercer, cuando proceda, los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento, portabilidad y retirada del consentimiento.

7.1. Datos tratados por cuenta del Cliente

Cuando los datos se traten por cuenta de un Cliente, la solicitud deberá dirigirse preferentemente al Cliente Responsable del Tratamiento. PatrolTech colaborará con el Cliente conforme al Acuerdo de Encargo del Tratamiento.

7.2. Datos tratados por Ingenieros Web SL como Responsable

Para ejercer derechos respecto de datos de contacto, contratación, facturación, comunicaciones comerciales, formularios web u otros tratamientos propios de Ingenieros Web SL, puede contactarse con rgpd@ingenierosweb.co.

7.3. Reclamación ante autoridad de control

Cuando la persona interesada considere que sus derechos no han sido atendidos adecuadamente, podrá presentar una reclamación ante la autoridad de control competente.

8. Subencargados

PatrolTech podrá recurrir a proveedores que traten datos personales por cuenta del Cliente para prestar el Servicio. Dichos proveedores estarán sujetos a obligaciones adecuadas de confidencialidad, seguridad y protección de datos.

• OVHcloud o proveedor equivalente de infraestructura en la Unión Europea: alojamiento e infraestructura.
• Amazon Web Services, cuando se utilice para componentes de infraestructura en la Unión Europea: servicios de infraestructura, almacenamiento o mensajería.
• Amazon SES u otro proveedor equivalente: correo electrónico transaccional.
• Proveedores de inteligencia artificial, si se habilitan funcionalidades de IA para el Cliente: tratamiento limitado a las funciones contratadas y conforme a las garantías aplicables.
• Proveedores de soporte, monitorización, seguridad o analítica estrictamente necesaria para la plataforma, cuando su intervención resulte necesaria.

8.1. Autorización y cambios

La relación completa y actualizada de subencargados aplicables al Servicio deberá estar disponible para el Cliente. PatrolTech comunicará los cambios sustanciales en la incorporación o sustitución de subencargados con una antelación razonable, salvo urgencia de seguridad o obligación legal, y concederá al Cliente el mecanismo de oposición previsto en el Acuerdo de Encargo del Tratamiento.

8.2. Proveedores del sitio web público

Los proveedores utilizados exclusivamente para el sitio web público, marketing, cookies, analítica o gestión comercial se regularán en esta Política y en la Política de Cookies. No deben considerarse automáticamente subencargados de los datos operativos tratados dentro de la plataforma SaaS.

9. Transferencias internacionales

PatrolTech procurará alojar y tratar los datos operativos de la plataforma dentro del Espacio Económico Europeo. Si un proveedor implicara una transferencia internacional de datos, PatrolTech aplicará el mecanismo de transferencia exigible y las garantías suplementarias que resulten necesarias conforme a la normativa aplicable.

Los servicios de analítica, publicidad, experiencia de usuario o entrega del sitio web público que puedan implicar accesos desde fuera del Espacio Económico Europeo se activarán, cuando proceda, únicamente tras el consentimiento de cookies del usuario y conforme a la Política de Cookies.

Antes de habilitar proveedores de IA que impliquen transferencias internacionales respecto de datos del Cliente, PatrolTech identificará el proveedor, la ubicación del tratamiento y las garantías aplicables en la documentación contractual o de privacidad correspondiente.

10. Seguridad

PatrolTech aplica medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger los datos, atendiendo a la naturaleza, alcance, contexto, fines y riesgos del tratamiento.

• Controles de acceso y gestión de permisos.
• Protección de credenciales y autenticación.
• Cifrado en tránsito y, cuando proceda, en reposo.
• Registro de actividad, auditoría y trazabilidad.
• Copias de seguridad y mecanismos de recuperación.
• Procedimientos de gestión de vulnerabilidades e incidentes.
• Medidas de confidencialidad aplicables al personal autorizado y a los proveedores que intervengan.

Las certificaciones, conformidades o estándares de seguridad solo se declararán respecto de su alcance efectivo, vigencia y documentación acreditativa.

11. Decisiones automatizadas

PatrolTech no adopta, por sí mismo, decisiones automatizadas con efectos jurídicos o significativamente equivalentes sobre personas a través de las funcionalidades ordinarias del Servicio. Las herramientas de IA, clasificación o priorización tienen carácter auxiliar y deben ser objeto de revisión humana por el Cliente.

12. Menores

El Servicio no está diseñado ni dirigido a menores de edad. El Cliente no deberá utilizar el Servicio para tratar datos de menores salvo que cuente con una base jurídica válida y haya adoptado las medidas específicas que resulten aplicables.

13. Modificaciones de la Política

Esta Política podrá actualizarse para reflejar cambios normativos, técnicos, organizativos o funcionales. Cuando los cambios afecten de forma sustancial a los tratamientos realizados como Responsable o a las condiciones de tratamiento por cuenta del Cliente, PatrolTech lo comunicará por los canales apropiados.

14. Contacto

Para cuestiones de privacidad y protección de datos: rgpd@ingenierosweb.co.