Politique de confidentialité – PatrolTech

La présente Politique de confidentialité informe sur les traitements de données à caractère personnel réalisés par Ingenieros Web SL au moyen de la plateforme PatrolTech et du site web https://patroltech.online.

1. Identité d'Ingenieros Web SL

Ingenieros Web SL, titulaire de la marque PatrolTech, peut agir en qualité de Responsable du traitement ou de Sous-traitant selon la nature concrète du traitement.

2. Rôles en matière de protection des données

2.1. Données traitées pour le compte des Clients

Lorsqu'une entreprise ou une organisation utilise PatrolTech pour gérer des rondes, des utilisateurs, des incidents, des preuves, la localisation ou d'autres données opérationnelles de son activité, cette entreprise ou organisation agit, de manière générale, en qualité de Responsable du traitement. Ingenieros Web SL agit en qualité de Sous-traitant et traite les données exclusivement conformément aux instructions documentées du Client et à l'Accord de sous-traitance.

2.2. Données traitées directement par Ingenieros Web SL

Ingenieros Web SL agit en qualité de Responsable du traitement pour les données nécessaires à la gestion des demandes d'information, des relations commerciales, de la souscription, de la facturation, du respect des obligations légales, de la sécurité de ses systèmes, du traitement des demandes et de l'utilisation du site web public.

2.3. Utilisateurs désignés par le Client

Les personnes utilisatrices désignées par le Client, y compris les administrateurs, superviseurs, patrollers ou personnel opérationnel, devront normalement s'adresser à leur employeur, entreprise ou organisation pour exercer leurs droits à l'égard des traitements effectués pour le compte du Client. PatrolTech collaborera avec le Client conformément à l'Accord de sous-traitance.

3. Catégories de données traitées

• Données d'identification et de contact : nom, prénom, adresse électronique, téléphone, entreprise, fonction et autres données de contact.
• Données de compte et d'accès : identifiant utilisateur, identifiants, identifiants protégés, rôles, autorisations et registres d'authentification.
• Données opérationnelles : rondes, checkpoints, vérifications, incidents, comptes rendus, formulaires, preuves, observations et horodatages.
• Données de localisation : coordonnées GPS associées à des événements de scan, de vérification ou d'activité lorsque cette fonctionnalité est activée par le Client.
• Données techniques et de sécurité : adresse IP, appareil, navigateur, système d'exploitation, journaux, traces, événements d'audit et mesures de prévention de la fraude.
• Données de facturation et de souscription : données fiscales, données de paiement, historique des commandes, formule souscrite et communications contractuelles.
• Données fournies volontairement dans les demandes d'information, formulaires de contact, communications commerciales ou support technique.

4. Finalités et bases légales

4.1. Traitements en qualité de Responsable

• Gestion des demandes, démonstrations, contacts commerciaux et sollicitations : consentement, application de mesures précontractuelles ou intérêt légitime, selon le cas.
• Gestion de la souscription, du compte du Client, de la facturation, des encaissements et du support : exécution du contrat.
• Respect des obligations légales, fiscales, comptables et administratives : respect d'une obligation légale.
• Sécurité, prévention de la fraude, continuité, audit et défense en cas de réclamations : intérêt légitime et, le cas échéant, respect des obligations légales.
• Communications commerciales B2B relatives à des services similaires : intérêt légitime, sous réserve de l'existence d'une relation préalable et de la mise à disposition d'un mécanisme simple et gratuit d'opposition ; dans les autres cas, consentement.
• Cookies non nécessaires et technologies d'analyse ou de marketing : consentement, conformément à la Politique de cookies.

4.2. Traitements en qualité de Sous-traitant

Lorsque PatrolTech traite des données pour le compte du Client, les finalités et les bases juridiques sont déterminées par le Client en qualité de Responsable du traitement. PatrolTech traitera les données uniquement pour fournir le Service, assurer le support, garantir la sécurité, répondre aux instructions documentées et remplir les obligations légales applicables.

4.3. Géolocalisation

La géolocalisation du personnel, des collaborateurs ou d'autres utilisateurs au sein de la plateforme est traitée pour le compte du Client. Il appartient au Client de déterminer et de documenter la base juridique applicable, d'informer les personnes concernées et de garantir la proportionnalité du traitement. PatrolTech ne détermine pas par lui-même les finalités essentielles de ce traitement.

5. Utilisation de l'intelligence artificielle

PatrolTech peut intégrer des fonctions d'intelligence artificielle pour faciliter la classification, le résumé, la priorisation ou la rédaction de contenus opérationnels.

• Les fonctionnalités d'IA ont un caractère d'assistance et requièrent une révision humaine de la part du Client.
• Les résultats de l'IA ne seront pas utilisés comme unique fondement pour des décisions produisant des effets juridiques, du travail ou équivalents à l'égard des personnes.
• Les données à caractère personnel, contenus, prompts et outputs du Client ne seront pas utilisés pour entraîner des modèles généraux propres ou de tiers, sauf autorisation spécifique, documentée et base juridique applicable.
• Les fournisseurs d'IA agissant pour le compte de PatrolTech devront être soumis à des obligations adéquates de confidentialité, de sécurité et de protection des données.
• Lorsqu'une fonctionnalité d'IA implique un changement substantiel des catégories de données, des fournisseurs, des transferts internationaux ou de la finalité, PatrolTech en informera le Client conformément à l'Accord de sous-traitance et aux Conditions.

6. Conservation des données

6.1. Données traitées en qualité de Responsable

Les données contractuelles, de facturation, de contact et de support seront conservées pendant la durée de la relation contractuelle et, par la suite, pendant les délais exigés par la réglementation applicable ou tant que des responsabilités légales peuvent en découler.

6.2. Données traitées pour le compte du Client

Les données traitées pour le compte du Client seront conservées pendant la durée de la relation contractuelle et seront restituées ou supprimées conformément aux instructions du Client et à l'Accord de sous-traitance. Après la résiliation, un délai ordinaire de trente (30) jours sera accordé pour l'exportation, sauf impossibilité légale, technique ou de sécurité dûment justifiée.

6.3. Sauvegardes

Les données supprimées pourront demeurer temporairement dans des sauvegardes rotatives pendant le délai technique nécessaire à leur écrasement. Pendant cette période, elles demeureront bloquées et ne seront pas traitées à des finalités autres que la sécurité, la récupération et la continuité.

6.4. Journaux et registres techniques

Les journaux de sécurité et d'audit seront conservés pendant le délai nécessaire pour garantir la sécurité, investiguer les incidents et répondre aux éventuelles responsabilités, conformément à la configuration du Service et aux délais légalement applicables.

7. Droits des personnes concernées

Les personnes peuvent exercer, le cas échéant, les droits d'accès, de rectification, d'effacement, d'opposition, de limitation du traitement, de portabilité et de retrait du consentement.

7.1. Données traitées pour le compte du Client

Lorsque les données sont traitées pour le compte d'un Client, la demande devra être adressée de préférence au Client Responsable du traitement. PatrolTech collaborera avec le Client conformément à l'Accord de sous-traitance.

7.2. Données traitées par Ingenieros Web SL en qualité de Responsable

Pour exercer des droits à l'égard des données de contact, de souscription, de facturation, des communications commerciales, des formulaires web ou d'autres traitements propres à Ingenieros Web SL, il est possible de contacter rgpd@ingenierosweb.co.

7.3. Réclamation auprès de l'autorité de contrôle

Lorsque la personne concernée estime que ses droits n'ont pas été correctement pris en compte, elle pourra introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente.

8. Sous-traitants ultérieurs

PatrolTech pourra recourir à des fournisseurs qui traitent des données à caractère personnel pour le compte du Client afin de fournir le Service. Ces fournisseurs seront soumis à des obligations adéquates de confidentialité, de sécurité et de protection des données.

• OVHcloud ou un fournisseur d'infrastructure équivalent au sein de l'Union européenne : hébergement et infrastructure.
• Amazon Web Services, lorsqu'il est utilisé pour des composants d'infrastructure au sein de l'Union européenne : services d'infrastructure, de stockage ou de messagerie.
• Amazon SES ou un autre fournisseur équivalent : courrier électronique transactionnel.
• Fournisseurs d'intelligence artificielle, si des fonctionnalités d'IA sont activées pour le Client : traitement limité aux fonctions souscrites et conforme aux garanties applicables.
• Fournisseurs de support, de supervision, de sécurité ou d'analyse strictement nécessaires à la plateforme, lorsque leur intervention s'avère nécessaire.

8.1. Autorisation et modifications

La liste complète et à jour des sous-traitants ultérieurs applicables au Service devra être mise à la disposition du Client. PatrolTech communiquera les changements substantiels dans l'ajout ou le remplacement de sous-traitants ultérieurs moyennant un préavis raisonnable, sauf urgence de sécurité ou obligation légale, et accordera au Client le mécanisme d'opposition prévu par l'Accord de sous-traitance.

8.2. Fournisseurs du site web public

Les fournisseurs utilisés exclusivement pour le site web public, le marketing, les cookies, l'analyse ou la gestion commerciale sont régis par la présente Politique et par la Politique de cookies. Ils ne doivent pas être automatiquement considérés comme des sous-traitants ultérieurs des données opérationnelles traitées au sein de la plateforme SaaS.

9. Transferts internationaux

PatrolTech s'efforcera d'héberger et de traiter les données opérationnelles de la plateforme au sein de l'Espace économique européen. Si un fournisseur impliquait un transfert international de données, PatrolTech appliquera le mécanisme de transfert exigible et les garanties supplémentaires nécessaires conformément à la réglementation applicable.

Les services d'analyse, de publicité, d'expérience utilisateur ou de diffusion du site web public susceptibles d'impliquer des accès depuis l'extérieur de l'Espace économique européen ne seront activés, le cas échéant, qu'après le consentement du utilisateur aux cookies et conformément à la Politique de cookies.

Avant d'activer des fournisseurs d'IA impliquant des transferts internationaux concernant les données du Client, PatrolTech identifiera le fournisseur, le lieu du traitement et les garanties applicables dans la documentation contractuelle ou de confidentialité correspondante.

10. Sécurité

PatrolTech applique des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données, en tenant compte de la nature, de la portée, du contexte, des finalités et des risques du traitement.

• Contrôles d'accès et gestion des autorisations.
• Protection des identifiants et authentification.
• Chiffrement en transit et, le cas échéant, au repos.
• Journalisation de l'activité, audit et traçabilité.
• Sauvegardes et mécanismes de récupération.
• Procédures de gestion des vulnérabilités et des incidents.
• Mesures de confidentialité applicables au personnel autorisé et aux fournisseurs intervenant.

Les certifications, conformités ou normes de sécurité ne seront déclarées qu'au regard de leur portée effective, de leur validité et de la documentation justificative.

11. Décisions automatisées

PatrolTech n'adopte pas, par lui-même, de décisions automatisées produisant des effets juridiques ou significativement équivalents à l'égard des personnes au moyen des fonctionnalités ordinaires du Service. Les outils d'IA, de classification ou de priorisation ont un caractère auxiliaire et doivent faire l'objet d'une révision humaine par le Client.

12. Mineurs

Le Service n'est ni conçu ni destiné aux mineurs. Le Client ne devra pas utiliser le Service pour traiter des données de mineurs, sauf s'il dispose d'une base juridique valable et a adopté les mesures spécifiques applicables.

13. Modifications de la Politique

La présente Politique pourra être mise à jour pour refléter des changements réglementaires, techniques, organisationnels ou fonctionnels. Lorsque les changements affectent de manière substantielle les traitements réalisés en qualité de Responsable ou les conditions de traitement pour le compte du Client, PatrolTech en informera par les canaux appropriés.

14. Contact

Pour les questions de confidentialité et de protection des données : rgpd@ingenierosweb.co.